Guide

Hva er besøksregistrering? En enkel guide for bedrifter

Besøksregistrering er måten et bygg eller en bedrift holder oversikt over hvem som er på besøk, hvem de skal til, og når de kom. Før var det en papirliste i resepsjonen. I dag registrerer de fleste gjester seg selv, ofte med sin egen mobil.

Hvorfor registrere besøkende?

• Oversikt: Dere vet hvem som er i bygget, og hvem de er hos. Det er nyttig i hverdagen, og ekstra viktig hvis bygget må evakueres.
• Verten får beskjed: Ingen trenger å stå i døra og vente. Verten vet at gjesten har kommet, også når det ikke er noen resepsjonist.
• Personvern: På en papirliste kan alle lese navn og telefonnummer til de som har vært der før. En digital løsning viser ikke andres opplysninger.
• Førsteinntrykk: En enkel og ryddig registrering viser at bedriften har kontroll.

Tre vanlige måter å gjøre det på

1. Papirliste

Billig og enkelt, men gjestene kan se hverandres opplysninger, og noen må fortsatt hente verten. Listen må også tas vare på og ryddes.

2. Nettbrett i resepsjonen

Gjesten skriver inn navnet sitt på et nettbrett ved inngangen. Det er digitalt, men alle bruker den samme skjermen, og det kan bli kø.

3. QR-kode på gjestens egen mobil

Gjesten scanner en QR-kode og registrerer seg på sin egen telefon. Det går raskt, ingen trenger å ta på en felles skjerm, og gjesten trenger ikke laste ned en app.

Slik fungerer besøksregistrering med Solver

1. Gjesten scanner QR-koden ved inngangen med sin egen mobil.
2. I bygg med flere selskaper velger gjesten hvilket selskap de skal til.
3. Gjesten søker på navnet til personen de skal møte.
4. Verten får beskjed på e-post, SMS eller som varsel i appen, og godkjenner. Gjesten får et besøkskort på mobilen og låser opp døren selv.

Gjesten trenger bare kameraet og nettleseren på mobilen. Både gjest og vert får besøkskortet på e-post, og kortet viser hvor lenge tilgangen varer.

Bygg med flere selskaper

I kontorfellesskap og næringsbygg deler mange bedrifter samme inngang. Med Solver kan alle selskapene bruke den samme resepsjonen, mens hvert firma selv bestemmer hvem som kan ta imot besøk, og hvordan de vil få beskjed.

Bruker firmaene Microsoft 365, hentes de ansatte automatisk. Når noen begynner eller slutter, oppdateres listen av seg selv. Firmaer uten Microsoft 365 kan logge inn med Vipps og legge inn ansatte selv.

Hva bør du se etter når du velger løsning?

• Må gjesten laste ned en app? Jo færre steg, jo raskere går det.
• Hvordan får verten beskjed? E-post, SMS eller varsel i en app. Det beste er at hver vert kan velge selv.
• Henter løsningen de ansatte automatisk? Ellers blir det en ny liste å vedlikeholde.
• Fungerer det med flere selskaper i samme bygg?
• Kan gjesten komme inn selv? Når besøksregistreringen er koblet til adgangskontrollen, kan gjesten låse opp døren når verten har godkjent.
• Sikkerhet: En QR-kode som bytter seg selv på en skjerm kan ikke gjenbrukes fra et gammelt bilde.

Hva koster besøksregistrering?

Prisen avhenger blant annet av om dere vil ha en skjerm ved inngangen eller bare en QR-kode på et skilt. Et skilt med fast QR-kode er rimeligere. Med skjerm bytter QR-koden seg selv og gir ekstra sikkerhet. Ta kontakt, så får dere en pris tilpasset bygget.